De acordo com a
IDC
cerca de 40% de todas as despesas com tecnologia serão destinadas à transformação digital e as empresas gastarão mais de 2 biliões de dólares nessa transformação em 2019. As organizações estão a avaliar a tecnologia de assinatura eletrónica para inclusão nas suas iniciativas de transformação digital, quando os processos baseados em papel tornaram-se um dos custos mais elevados para uma organização. A assinatura eletrónica é uma peça pequena, mas significativa, do puzzle da transformação digital, uma vez que ajuda as organizações a usufruir dos benefícios da transformação digital. enormes benefícios:
- Obtém-se um ROI mais elevado e melhores resultados para uma organização.
- Melhorar a experiência do cliente: o cliente pode assinar documentos em qualquer altura e em qualquer dispositivo.
- Aumento da eficiência e da produtividade do pessoal.
- Elimina os processos propensos a erros que utilizam papel.
- Fácil de utilizar: um fator-chave para elevadas taxas de adoção pelo seu pessoal interno e clientes.
- Conformidade legal e segurança.
AVALIAÇÃO DAS IMPLEMENTAÇÕES DE ASSINATURAS ELECTRÓNICAS
Se a sua organização está a tentar implementar assinaturas electrónicas em toda a empresa, a Centros de Avaliação Tecnológicaa recomendar seis critérios de decisão a avaliar antes de adquirir um software de assinatura eletrónica. Procure uma solução de assinatura eletrónica flexível que se adapte às necessidades crescentes da sua organização. Atualmente, pode querer implementar assinaturas electrónicas numa linha de negócio ou departamento; no entanto, é importante pensar a longo prazo e em a escalabilidade necessária para que as assinaturas electrónicas sejam utilizadas em toda a empresa. Exemplos de flexibilidade incluem opções de implantação, disponibilidade de métodos de autenticação, suporte omnicanal em vários idiomas e localizações mundiais na nuvem. Determinar como a sua organização irá utilizar as assinaturas electrónicas é outro fator decisivo importante. No caso do software de assinatura eletrónica, este é amplamente utilizado em duas formas diferentes, não integrado ou integrado:
- Não integrado: os utilizadores podem enviar e assinar documentos através da aplicação Web ou da aplicação móvel. Esta opção é ideal para processos de assinatura eletrónica de menor volume iniciados pelo utilizador (por exemplo, contratos de venda, formulários de recursos humanos, relatórios de despesas, ordens de compra, etc.).
- Integrado: Se pretende automatizar totalmente o processo de assinatura eletrónica com o seu portal Web, aplicações empresariais, sistemas principais e aplicações móveis, a opção de implementação integrada será adequada às suas necessidades. Não há trabalho manual para os empregados prepararem um documento para assinatura eletrónica: Os documentos são gerados pelo sistema e são totalmente automatizados. Esta opção é ideal para processos de assinatura eletrónica de maior volume iniciados pelo sistema. (por exemplo, pedidos de empréstimo, concessão e encerramento de hipotecas, abertura de contas, reclamações, etc.).
A título de exemplo, a opção integrada seria benéfica para um banco que pretenda impulsionar o registo de contas através da sua aplicação móvel ou do seu sítio Web; ou para uma companhia de seguros que necessite de enviar formulários de sinistros aos seus clientes, que tenham sido pré-preenchidos com as informações adequadas. A opção integrada beneficiará qualquer organização que processe dezenas de milhares de formulários que exijam assinaturas electrónicas; serão obtidas poupanças de custos significativas ao eliminar virtualmente todos os passos necessários para processar um documento em papel.
MATRIZ DE DECISÃO DE IMPLEMENTAÇÃO DA ASSINATURA ELECTRÓNICA
À medida que a sua organização avalia uma opção de implementação de assinatura eletrónica integrada ou não integrada, há uma série de critérios a considerar. Esta matriz de decisão de assinatura eletrónica ajudá-lo-á a avaliar cuidadosamente cada opção de implementação de assinatura eletrónica para satisfazer as necessidades do seu projeto:
Matriz de decisão sobre assinatura eletrónica
Implementações não integradas vs. integradas
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