A MailTecK & Customer Comms está a desenvolver o CertySign, uma solução que permitirá a gestão integrada e segura de comunicações e transacções multicanais com plena validade jurídica. Quais são as vantagens de utilizar esta ferramenta?
A CertySign é uma plataforma que permitirá gerir num único espaço todos os processos de comunicação jurídica, de contratação e de assinatura eletrónica de forma “autogerida”, em função das necessidades de cada serviço em cada momento.
Esta plataforma, que se apresenta sob a forma de uma API, pode ser utilizada em modo online pelos nossos clientes para lançar qualquer tipo de comunicação jurídica, ou para iniciar processos de assinatura eletrónica através de uma interface comum e normalizada ou em modo batch através da troca de registos num ficheiro estruturado (XML, JSON…).
Uma caraterística importante do CertySign é o facto de poder gerir comunicações jurídicas omnicanal, tanto em canais físicos (bureaufax postal) como electrónicos (notificações, comunicações certificadas, etc.).
Uma das grandes apostas da CertySign é a camada de design que traz para um tipo de comunicação que normalmente não é muito criativa, como as comunicações certificadas. Qual o peso do design nas comunicações jurídicas da MailComms?
A personalização das comunicações está no nosso ADN e, por isso, uma plataforma como a CertySign tinha de ter uma forte componente de design.
Um dos principais objectivos deste tipo de comunicação é fazer com que o destinatário a abra e leia o conteúdo. Isto exige um grande cuidado na conceção e na mensagem (que na maioria dos casos tem uma forte componente jurídica), oferecendo uma mensagem “atractiva”, mas sem esquecer a camada de segurança da comunicação.
Entre as novidades do novo sítio Web de comunicações jurídicas, a assinatura eletrónica desempenha um papel fundamental, que promete acelerar a realização de todos os tipos de transacções. Qual é o seu papel na transformação digital das comunicações jurídicas?
A assinatura eletrónica é um dos principais motores da transformação digital dos processos nas empresas, podendo ser aplicada em grande parte das suas áreas de negócio. Podemos integrá-lo tanto nos processos B2C (com os clientes) como nos processos B2B (com os fornecedores), mas também nos processos internos das áreas de recursos humanos ou nos processos B2E (relação com o trabalhador ou futuro trabalhador).
A transformação de processos não automatizados em processos “digitais” que envolvem a assinatura pode ajudar-nos a simplificá-los e a normalizá-los. Além disso, favorece os processos online e deslocalizados, proporcionando imediatismo e agilidade; melhora a experiência dos intervenientes (utilizável e multi-dispositivo); actua como facilitador para as áreas comerciais, de compras e de RH; reduz os tempos dos processos; proporciona segurança, rastreabilidade e custódia legal e elimina os custos associados aos processos em papel.
Em toda esta transformação digital, onde é que o papel se encaixa? Quando utilizar um canal ou o outro? Como é que se gere o multicanal através das plataformas tecnológicas da MailTecK & Customer Comms?
O papel continua a ser um canal importante. Nos últimos anos, temos visto os canais electrónicos a ganharem cada vez mais destaque em relação a este canal mais “tradicional”. O que tem vindo a acontecer é que, tal como há anos atrás as caixas de correio estavam cheias de publicidade e de comunicações em papel, muitas delas sem valor, este problema está agora a ser sentido pelo correio eletrónico. Deste modo, atualmente, a comunicação personalizada em papel valioso tem um grande impacto no destinatário.
Nos próximos anos, assistiremos a um “reequilíbrio” entre as comunicações em papel e as comunicações electrónicas, com a escolha entre papel e comunicações electrónicas a ser feita com base em factores como o imediatismo, o volume, o valor do conteúdo ou o nosso destinatário.
Que garantias oferece a MailComms no caso de uma empresa ter de resolver um litígio com um cliente?
MailTecK & Customer Comms são prestadores de serviços de confiança, uma figura incluída no Regulamento Europeu 910/2014, e Terceiros de Confiança de acordo com a Lei 34/2002 LSSICE. Podemos gerar certificados electrónicos que contêm provas dos eventos que ocorreram no processo de comunicação jurídica, bem como o conteúdo dessas comunicações.
Este certificado é assinado eletronicamente por meio de um selo eletrónico qualificado da empresa para nos identificar como prestadores de serviços e para garantir a integridade do documento (deteção de qualquer alteração posterior do documento); é-lhe igualmente aplicado um carimbo de data/hora qualificado, o que dá indubitavelmente a um juiz a certeza da existência do documento eletrónico num momento específico (data e hora). Este certificado é mantido em custódia eletrónica para que possa ser apresentado em caso de litígio como prova perante um juiz.
O novo sítio Web de comunicações jurídicas do Grupo apresenta novas soluções, como a certificação de conteúdos Web. Que tipo de conteúdo pode ser certificado?
A certificação de conteúdos Web certifica que um conteúdo Web e a documentação acessível a partir dele foram publicados numa data e hora específicas, bem como durante um determinado período de tempo, sem terem sofrido alterações ou modificações.
Permite igualmente certificar o conteúdo de um sítio Web e as interacções que uma pessoa pode efetuar com ele (assinalar caixas, aceitar cláusulas, recolher dados, aceitar um formulário, etc.) num dado momento.
Esta solução é muito útil para a administração pública, por exemplo, na publicação de cadernos de encargos administrativos ou de concursos públicos. Que oportunidades pensa que as administrações públicas verão na nova carteira de comunicações jurídicas da MailTecK & Customer Comms?
Uma das aplicações possíveis da certificação de conteúdos Web, não só para as autoridades públicas, é a certificação de conteúdos na publicação de concursos. A MailTecK & Customer Comms pode certificar tanto as informações apresentadas no concurso como a inclusão de documentos do concurso ou de documentação anexa, demonstrando que estes foram disponibilizados aos proponentes a partir de uma determinada data e durante um determinado período de tempo.
A MailComms desenvolveu o MailConsent, uma plataforma útil para as novas directivas europeias, que exigem o consentimento expresso do cliente para, por exemplo, o envio de comunicações comerciais. Que facilidades oferece o MailConsent na recolha de consentimentos?
O MailConsent é uma solução que permite recolher diferentes consentimentos num conteúdo web para diferentes finalidades, em linha com o RGPD e as recomendações da AEPD.
O MailConsent permite a personalização do formulário para a recolha de um ou mais consentimentos para vários fins a partir de um único front-end web, configurando a marca, os textos e as informações relativas ao pedido de RGPD. Todas as interacções do cliente final com o formulário são captadas pelo MailConsent para documentar o que aconteceu, incluindo uma captura de ecrã do formulário tal como foi apresentado ao utilizador final. Além disso, o MailConsent gera um URL único para cada cliente final com base num hash (uma sequência alfanumérica única e não reproduzível) que identifica cada formulário e o associa de forma exclusiva a esse cliente final.